Area GDPRGDPR - Registrazioni

Sito Web: www.studiobarpi.it

Registro Interno GDPR: SB.it/GDPR-26/06 – 03.08.26

Edizione: n. 1 Stato: Vigente

PREMESSA

La presente Informativa integra la Privacy Policy Generale del Sito e disciplina specificamente il trattamento dei dati personali degli Utenti/Clienti durante lo svolgimento di colloqui telefonici, videoconferenze e consulenze a distanza erogate tramite piattaforme digitali (es. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype), ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice Privacy).

Per il portale collegato www.dirittoincorsia.it si rimanda alla specifica informativa ivi pubblicata.

ART. 1 – TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del Trattamento è:

Dott. Alessio Barpi

• Qualifica: Titolare dello Studio e dei portali studiobarpi.it e dirittoincorsia.it
• P. IVA: IT03060820994
• Contatto Privacy: gdpr@studiobarpi.it
• PEC: studiobarpi@pec.it

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): Il Titolare, in considerazione della natura e delle dimensioni dell’attività, non ha al momento designato un DPO ai sensi dell’art. 37 GDPR. Per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali, l’interessato può rivolgersi direttamente al Titolare.

ART. 2 – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali conferiti e generati durante le sessioni audio/video sono trattati per le seguenti finalità:

1. Erogazione del Servizio: gestire, organizzare e consentire la partecipazione tecnica alle sessioni di consulenza, ai colloqui conoscitivi e alle riunioni professionali;
2. Adempimento Contrattuale: esecuzione delle obbligazioni derivanti dal mandato professionale o dalle misure precontrattuali richieste dall’interessato;
3. Documentazione e Tutela Legale: registrazione e archiviazione delle sessioni (ove effettuata e previo avviso) per finalità di documentazione probatoria, accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale, in coerenza con la giurisprudenza di legittimità che riconosce la prevalenza del diritto di difesa sulla riservatezza quando i dati sono pertinenti e trattati esclusivamente per tale finalità (Cass. civ., Sez. I, ord. n. 24797/2024; Cass. civ., Sez. Lav., sent. n. 11322/2018);
4. Supporto Tecnico e Amministrativo: gestione delle richieste di informazioni e assistenza propedeutica alla connessione, fatturazione del servizio.

ART. 3 – TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

Nell’ambito delle comunicazioni a distanza, il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:

• Dati Identificativi e di Contatto: Nome, Cognome, Indirizzo email, Ruolo professionale, Ente di appartenenza;
• Dati Tecnici di Connessione: Indirizzo IP, tipologia di dispositivo, sistema operativo, client utilizzato, log di accesso alla piattaforma, orario e durata della sessione;
• Dati Audio/Video (Immagine e Voce): riprese video e flussi audio dell’interessato, che costituiscono dati personali ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 1), GDPR. La voce di una persona, ove ne consenta l’identificazione, è dato personale (Cass. civ., Sez. Lav., ord. n. 14270/2022). Tali dati non costituiscono dati biometrici ai sensi dell’art. 9, par. 1, GDPR, in quanto il Titolare non impiega alcun software di elaborazione automatizzata delle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali finalizzato all’identificazione univoca della persona (Cass. civ., Sez. I, ord. n. 12967/2024);
• Contenuto della Conversazione: informazioni, documenti o file condivisi durante la sessione, ivi inclusi — ove conferiti dall’interessato nell’ambito della consulenza — eventuali dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9, par. 1, GDPR (es. dati sanitari, dati giudiziari).

ART. 4 – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali nelle sessioni a distanza si fonda su basi giuridiche distinte a seconda della finalità e delle modalità:

4.1 Sessione NON registrata

La gestione tecnica e lo svolgimento della sessione in tempo reale, senza registrazione:

• Art. 6, par. 1, lett. b), GDPR: trattamento necessario all’esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
• Per gli eventuali dati particolari (art. 9 GDPR) emersi nel corso della consulenza, la base giuridica è costituita dall’art. 9, par. 2, lett. f), GDPR: necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.

4.2 Sessione REGISTRATA per finalità probatorie e difensive

La registrazione della sessione, quando effettuata per documentare il contenuto della consulenza a fini di tutela legale e probatoria:

• Art. 6, par. 1, lett. f), GDPR: legittimo interesse del Titolare alla documentazione del rapporto professionale e alla difesa dei propri diritti in sede giudiziaria o stragiudiziale. Tale interesse è stato bilanciato con i diritti e le libertà dell’interessato, tenuto conto: a) del contesto professionale in cui la comunicazione avviene; b) della natura non riservata né intima del colloquio di consulenza; c) dell’avviso preventivo di registrazione che consente all’interessato di modulare il contenuto delle proprie dichiarazioni. L’interessato può opporsi alla registrazione ai sensi dell’art. 21, par. 1, GDPR, indicando i motivi connessi alla propria situazione particolare: in tal caso il Titolare si astiene dal registrare, salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti prevalenti.
• Per gli eventuali dati particolari contenuti nella registrazione, la base giuridica è l’art. 9, par. 2, lett. f), GDPR, come confermato dalla Cass. civ., Sez. I, n. 24797/2024: «il diritto di difesa in giudizio consente di prescindere dal consenso della parte interessata, a condizione che i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario al suo perseguimento, e non è limitato alla pura e semplice sede processuale, ma si estende a tutte quelle attività dirette ad acquisire prove in essa utilizzabili».

4.3 Sessione REGISTRATA per finalità ulteriori (qualità, formazione, marketing)

Qualora la registrazione sia effettuata per finalità diverse da quelle probatorie e difensive (es. monitoraggio qualità, formazione interna, testimonianze):

• Art. 6, par. 1, lett. a), GDPR: previo consenso esplicito dell’interessato, raccolto in forma specifica e distinta prima dell’inizio della registrazione, con richiesta separata rispetto all’avviso di registrazione.

ART. 5 – MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E PIATTAFORME TERZE

5.1 Piattaforme utilizzate

Le sessioni si svolgono avvalendosi di piattaforme fornite da terze parti (es. Zoom Video Communications, Inc., Microsoft Corporation, Google LLC), le quali agiscono in qualità di Responsabili del Trattamento (ai sensi dell’art. 28 GDPR) per i dati trattati per conto del Titolare, e in qualità di Titolari Autonomi per i dati tecnici di connessione necessari all’erogazione del servizio di videoconferenza, secondo le rispettive privacy policy.

5.2 Modalità di registrazione

Le registrazioni delle sessioni, ove effettuate, sono salvate in locale sul dispositivo del Titolare e non sono caricate né conservate su cloud delle piattaforme di videoconferenza, salvo diversa indicazione comunicata all’interessato. Tale modalità riduce il rischio di accesso da parte di terzi e garantisce il pieno controllo del Titolare sul dato registrato.

I dati tecnici di connessione (log, metadati) restano nella disponibilità della piattaforma secondo le modalità contrattuali previste con ciascun fornitore.

ART. 6 – PERIODO DI CONSERVAZIONE (DATA RETENTION)

In conformità al principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e), GDPR), i dati sono conservati per il seguente periodo:

Decorsi i termini sopra indicati, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

 ART. 7 – NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO

• Dati necessari alla sessione (Nome, Cognome, Email, connessione tecnica): il conferimento è obbligatorio per consentire la partecipazione. Il rifiuto comporta l’impossibilità di svolgere la sessione a distanza.
• Registrazione per finalità probatorie/difensive: l’interessato può opporsi ai sensi dell’art. 21, par. 1, GDPR. L’opposizione non preclude lo svolgimento della sessione, che si tiene senza registrazione. Tuttavia, qualora la registrazione sia essenziale per adempiere a obblighi di compliance o per la natura stessa della prestazione richiesta, il Titolare informerà preventivamente l’interessato di tale circostanza.
• Registrazione per finalità ulteriori (consenso): il conferimento è facoltativo. Il rifiuto o la revoca del consenso non pregiudicano lo svolgimento della sessione né l’esecuzione del mandato.

ART. 8 – AVVISO E MODALITÀ DI REGISTRAZIONE

8.1 Avviso preventivo

Qualora la sessione debba essere registrata, il Titolare ne dà avviso preventivo all’interessato mediante:

• comunicazione verbale all’inizio della sessione (per colloqui telefonici e videoconferenze);
• notifica visiva della piattaforma («Recording in progress»), se disponibile;
• informativa nel corpo dell’email di invito alla sessione, ove la registrazione sia programmata in anticipo.

L’avviso specifica: la finalità della registrazione, la base giuridica del trattamento, il periodo di conservazione e le modalità di esercizio dei diritti.

8.2 Manifestazione del dissenso (opt-out)

L’interessato che non intenda essere registrato:

• può comunicarlo verbalmente all’inizio della sessione o in risposta all’avviso;
• può abbandonare la sessione e richiedere che la consulenza prosegua con modalità alternative (es. in presenza, per iscritto, con riunione non registrata);
• può esercitare il diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 GDPR scrivendo a gdpr@studiobarpi.it, anche successivamente alla sessione.

La prosecuzione della sessione dopo l’avviso di registrazione non costituisce manifestazione di consenso ai sensi dell’art. 7 GDPR, ma mera presa d’atto dell’informativa resa dal Titolare, in coerenza con il principio per cui la registrazione a fini difensivi non richiede il consenso dell’interessato ma si fonda sul legittimo interesse del Titolare e sulla prevalenza del diritto di difesa (Cass. civ., n. 24797/2024).

ART. 9 – DESTINATARI E COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati personali trattati durante le sessioni a distanza non sono oggetto di diffusione. Possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti strettamente necessari, a:

 ART. 10 – TRASFERIMENTO DATI EXTRA-UE

10.1 Dati di connessione

L’utilizzo di piattaforme quali Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Skype può comportare il trasferimento di metadati e dati tecnici di connessione (indirizzo IP, log di accesso, dati del dispositivo) verso server ubicati negli Stati Uniti, gestiti dai rispettivi fornitori. Tale trasferimento è legittimato da:

• Data Privacy Framework (DPF) EU-USA: i fornitori sopra indicati hanno aderito al DPF, riconosciuto con Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023 ai sensi dell’art. 45 GDPR;
• Clausole Contrattuali Standard (SCC): in subordine, sono in vigore le SCC di cui all’art. 46, par. 2, lett. c), GDPR.

10.2 Registrazioni

Le registrazioni delle sessioni, ove effettuate, sono salvate in locale su dispositivi del Titolare ubicati in Italia e non sono trasferite verso Paesi Terzi, salvo che il Titolare non utilizzi — previa comunicazione all’interessato — funzionalità di cloud storage del fornitore della piattaforma (es. Zoom Cloud Recording). In tal caso, il trasferimento è soggetto alle medesime garanzie di cui al punto 10.1.

L’interessato può ottenere copia delle garanzie adottate scrivendo a gdpr@studiobarpi.it.

ART. 11 – DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’interessato può esercitare in qualunque momento i seguenti diritti con riferimento ai dati trattati durante le sessioni a distanza:

1. Diritto di accesso (art. 15 GDPR): conoscere se è in corso un trattamento e accedere ai dati, ivi inclusa la registrazione audio/video;
2. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): correggere dati inesatti (es. dati identificativi errati);
3. Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione della registrazione, salvo che la conservazione sia necessaria per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (art. 17, par. 3, lett. e), GDPR);
4. Diritto di limitazione (art. 18 GDPR) e diritto di opposizione (art. 21 GDPR), con le modalità di cui all’Art. 8;
5. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere copia della registrazione in formato elettronico;
6. Diritto di revoca del consenso (art. 7, par. 3, GDPR): per le registrazioni basate sul consenso (Art. 4.3);
7. Diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR): al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato membro di residenza.

Modalità di esercizio

Le richieste vanno rivolte via email a gdpr@studiobarpi.it o via PEC a studiobarpi@pec.it.

Il Titolare fornisce riscontro entro 1 mese, prorogabile fino a 3 mesi in caso di complessità o numero elevato di richieste. L’esercizio dei diritti è gratuito, salvo richieste manifestamente infondate o eccessive (art. 12, par. 5, GDPR).

ART. 12 – SICUREZZA DEI DATI

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati durante le sessioni a distanza, tra cui:

• Cifratura in transito: tutte le comunicazioni audio/video sono protette da crittografia end-to-end o in transito (TLS/SRTP), secondo gli standard delle piattaforme utilizzate;
• Accesso riservato: le registrazioni sono accessibili esclusivamente al Titolare, con credenziali individuali e riservate, e conservate su dispositivi protetti da autenticazione;
• Protezione dei link di invito: i link alle sessioni sono generati con codici di accesso e, ove possibile, con autenticazione dei partecipanti;
• Divieto di diffusione: le registrazioni non sono mai divulgate a terzi non autorizzati né utilizzate per finalità diverse da quelle per cui sono state effettuate.

ART. 13 – MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

La presente Informativa può essere modificata per adeguarla a sopravvenute disposizioni normative, all’introduzione di nuove piattaforme o a innovazioni tecnologiche. In caso di modifiche sostanziali, il Titolare provvederà a darne evidenza mediante avviso pubblicato sul Sito e, per i clienti con incarichi in corso, tramite comunicazione diretta.

Contatti Ufficiali per la Privacy:

• Email: gdpr@studiobarpi.it
• PEC: studiobarpi@pec.it

Ultimo aggiornamento: 3 agosto 2026